¿Qué hacer si tengo una inspección laboral en mi empresa?

Una inspección laboral puede generar inquietud entre los empresarios, pero si tu empresa cumple con las normativas, no hay razón para alarmarse. Estas inspecciones tienen como objetivo verificar que se respeten los derechos de los trabajadores y se cumplan las obligaciones legales. Saber cómo actuar y qué aspectos tener en cuenta es clave para afrontar este proceso con tranquilidad y eficacia.

A continuación, te explicamos qué hacer si recibes una inspección laboral y cómo prepararte para cumplir con todos los requisitos.

¿Qué es una inspección laboral?

La inspección laboral es un procedimiento realizado por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social para garantizar el cumplimiento de la legislación laboral, de prevención de riesgos laborales y de Seguridad Social.

Puede realizarse de manera programada o como respuesta a una denuncia o sospecha de irregularidades. El inspector tiene la facultad de revisar documentos, entrevistar a trabajadores y visitar las instalaciones de la empresa.

¿Qué debes hacer si recibes una inspección laboral?

Si te notifican o se presenta un inspector en tu empresa, sigue estos pasos:

Mantén la calma y coopera

La actitud frente al inspector es fundamental. Facilita el acceso a la información solicitada y responde con transparencia. No obstaculices su labor, ya que esto podría agravar la situación.

Identifica al inspector

Solicita la acreditación oficial del inspector. De esta manera, te aseguras de que se trata de una visita legítima.

Proporciona la documentación necesaria

Prepara los documentos laborales y de Seguridad Social que puedan solicitarte, como:

• Contratos de trabajo.

• Registros de la jornada laboral.

• Justificantes de pago de salarios.

• Inscripción en la Seguridad Social y altas de los empleados.

• Plan de prevención de riesgos laborales.

Acompaña al inspector

Asigna a una persona de confianza, preferiblemente el responsable de recursos humanos o el empresario, para que acompañe al inspector durante su visita.

Toma nota de las observaciones

Si el inspector detecta algún incumplimiento, anota las observaciones realizadas. Esto te permitirá corregir posibles errores y estar preparado para responder en caso de que se inicie un expediente sancionador.

¿Qué documentos suelen solicitar?

Durante una inspección laboral, los inspectores pueden pedir diferentes documentos, según el ámbito que estén revisando:

• Aspectos laborales: Contratos, nóminas, recibos de pago, y registros de jornada laboral.

• Prevención de riesgos laborales: Plan de prevención, evaluaciones de riesgos, y formación impartida a los trabajadores.

• Seguridad Social: Justificantes de alta de los trabajadores, pagos a la Seguridad Social y certificados de cotización.

• Otros: Autorizaciones administrativas (si son necesarias para tu actividad).

Consecuencias de una inspección laboral

El inspector puede emitir distintos informes en función de lo que detecte:

• Informe favorable: Si todo está en regla, se cierra la inspección sin incidencias.

• Requerimiento: Se solicita subsanar irregularidades menores en un plazo determinado.

• Acta de infracción: Si se detectan incumplimientos graves, se emite un acta que puede derivar en sanciones económicas.

Las sanciones varían según la gravedad de la infracción, pudiendo ir desde los 751 euros para faltas leves hasta 225.018 euros para muy graves.

Cómo prepararse para una inspección laboral

La mejor forma de afrontar una inspección laboral es estar preparado. Estas son algunas prácticas recomendadas:

• Mantén la documentación al día: Asegúrate de que todos los contratos, registros y justificantes estén actualizados.

• Cumple con la normativa: Verifica periódicamente que tu empresa cumple con las leyes laborales y de prevención de riesgos.

• Realiza auditorías internas: Detecta y corrige posibles irregularidades antes de que se conviertan en un problema.

• Contrata una asesoría profesional: Un equipo experto puede ayudarte a cumplir con tus obligaciones y estar listo para cualquier inspección.

Una inspección laboral no tiene por qué ser motivo de preocupación si tu empresa está al día con sus obligaciones. Coopera con el inspector, facilita la documentación necesaria y utiliza la experiencia como una oportunidad para mejorar tus prácticas internas.

En nuestra asesoría te ayudamos a preparar tu empresa para inspecciones laborales y a resolver cualquier incidencia. Si necesitas orientación profesional, contáctanos y protege tu negocio con confianza.